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IamOffice - Aide

Écritures comptables

L'onglet des écritures est la partie qui permet d'enregistrer vos pièces comptables, en créant de nouvelles écritures. C'est également la partie où vous pourrez consulter le contenu des différents comptes comptables. L'accès se fait depuis le module Comptabilité, par le menu Écritures.

Description d'une écriture comptable

Une écriture comptable correspond à une pièce comptable (par exemple un achat, une vente...) ou à un ensemble de pièces comptables (par exemple, les achats du mois).
L'écriture comptable est constituée de plusieurs lignes, chaque ligne possède notamment une date, un numéro de compte comptable et un montant qui est soit au débit, soit au crédit. Concernant l'ensemble de ces lignes :

• La somme des montants au débit doit être égale à la somme des montants au crédit.
• Toutes les dates doivent être dans le même mois.

Liste des écritures ou consultation de compte ?

La liste affichée peut être constituée soit des écritures comptables saisies pour la période choisie, soit par le contenu du compte comptable sélectionné dans la liste des comptes, pour la période choisie.
Un clic sur l'un des comptes bascule l'affichage en consultation de ce compte (voir plus bas, Consultation des écritures d'un compte), puis un clic sur le bouton Écritures (voir l'image ci-dessous) rétablit l'affichage de la liste des écritures.

• Si le bouton Écritures est enfoncé, mode Consultation des écritures : la liste affiche les écritures saisies sur la période. Le montant indiqué est alors la somme des débits des lignes de l'écriture (égale à la somme des crédits).
• Si le bouton Consultation de compte est enfoncé, mode Consultation de compte : la liste affiche les lignes d'écritures affectées au compte consulté. Le montant indiqué est alors le montant de la ligne.

Consultation des écritures d'un compte

Pour consulter les écritures présentes dans un compte comptable :

• Dans la liste verticale des comptes, située sur la gauche de l'onglet, cliquer sur le compte en question.
• Si le compte n'est pas présent dans la liste, c'est que, soit :

• Le bouton Tout n'est pas enfoncé, la liste des comptes n'affiche que les radicaux des comptes (regroupement des comptes par leur premier chiffre, ou par leurs 2 premiers chiffres, selon que les boutons I ou II soient enfoncés ou non).
• Le compte ne contient aucune écriture et le bouton Vides n'est pas enfoncé, les comptes vides, c'est-à-dire sans écriture, ne sont donc pas affichés (cliquer alors sur le bouton Vides pour l'enfoncer).

Sélection des comptes à afficher, bouton Vides enfoncé

• Le compte contient des écritures, mais pas sur la période sélectionnée (modifier la période).
• Le compte n'existe pas (créer le compte depuis le plan comptable).

Filtrage de la liste des comptes

Des boutons permettant de filtrer la liste verticale des comptes sont situés juste au-dessus de cette liste (voir image ci-dessus).

• Bouton Tout : Tous les comptes sont affichés (sauf s'ils ne contiennent aucune écriture et que le bouton Vides n'est pas enfoncé)
• Bouton I : Affichage par classe comptable, tous les comptes ayant le même premier chiffre sont regroupés.
• Bouton II : Regroupement selon les 2 premiers chiffres des comptes.
• Bouton Totaux : Affichage des montants au débit, au crédit, et le solde de chaque compte. Attention, pour un gain de place et de lisibilité, ces montants sont affichés arrondis, sans les centimes. Consulter la balance pour obtenir une liste des comptes avec les montants exacts au centime près, ou consulter les totaux (voir ci-dessous) situés sous la liste des écritures pour obtenir les montants exacts du compte affiché.
• Bouton Vides : Lorsqu'il est enfoncé, permet l'affichage des comptes vides, c'est-à-dire ne contenant aucune ligne d'écriture pour la période. Sinon, les comptes ne contenant aucune ligne d'écriture ne sont pas présents dans la liste.

La largeur de la liste peut être agrandie en saisissant avec la souris la barre verticale séparant la liste des comptes de la liste des écritures (pour saisir cette barre, il faut la survoler avec la souris, puis cliquer et maintenir le bouton de la souris enfoncé, et déplacer la souris).

Liste des écritures

La partie droite de la fenêtre affiche :

• Soit la liste des écritures comptables (si le bouton Écritures est enfoncé).
• Soit la liste des lignes d'écritures du compte couramment sélectionné (si le bouton Consultation de compte est enfoncé).

Choix du journal

Il est possible de ne prendre en compte que les écritures du journal choisi. Par défaut, les écritures de tous les journaux sont prises en compte.

Choix de la période

L'affichage dans la liste des écritures ne concerne que les écritures de la période sélectionnée. Cette période peut être modifiée en cliquant sur le mois de début, ou en cliquant sur le mois de fin.

Dans les listes pour le choix de période, un liseré de couleur est utilisé :

• Liseré vert : Période correspondant à un exercice ouvert, dans lequel des écritures peuvent être créées, modifiées, supprimées.
• Liseré orange : Période concernant un exercice verrouillé (mais pouvant être déverrouillé depuis la liste des exercices).
• Liseré rouge : Période concernant un exercice clôturé (exercice verrouillé définitivement).

Une période ne peut être à cheval sur plusieurs exercices clôturés différents, ou sur un exercice clôturé et un exercice ouvert.

Recherche d'une écriture

Pour retrouver une écriture, il suffit de taper l'élément recherché dans la zone de recherche. Seules les écritures correspondant à cette recherche seront alors affichées.
L'élément recherché peut être :

• Le montant de l'écriture (cumul des débits ou des crédits) ou d'une ligne de l'écriture.
• Le libellé de l'écriture.
• Le numéro de l'écriture.
• La pièce de l'écriture.

Une partie seulement de ces éléments peut être recherchée, ainsi une recherche de 100 correspondra aux montants de 100 euros, mais aussi de 1000 euros, et aussi à l'écriture numéro 1000, ou au libellé Restaurant Les 100 Fleurs, etc.

Pourquoi des lignes sont affichées alors qu'elles ne semblent pas correspondre pas à ma recherche ?

Si le bouton Écritures est enfoncé, IamOffice fait une recherche sur l'écriture (son montant, son libellé, son numéro, sa pièce) mais également sur les lignes qui la composent. Il est possible que l'une des lignes ait un libellé ou un montant qui correspond à votre recherche. Consulter le détail de l'écriture peut mettre en évidence cela (cliquer sur la ligne de l'écriture, ou survoler à la souris l'écriture pour afficher son détail dans la partie basse de cet affichage).

Description des colonnes de la liste des écritures

• Journal : Code du journal de l'écriture
• Date : Date comptable de l'écriture
• Libellé : Libellé de l'écriture
• Journal HA : Somme des débits (ou des crédits) de l'écriture comptable, si elle fait partie du journal des achats
• Journal VT : Somme des débits (ou des crédits) de l'écriture comptable, si elle fait partie du journal des ventes
• Autres journaux : Somme des débits (ou des crédits) de l'écriture comptable, si elle fait partie d'un autre journal
• Débit : Si un compte est sélectionné, somme des débits des lignes de l'écriture affectuées à ce compte, ou vide
• Crédit : Si un compte est sélectionné, somme des crédits des lignes de l'écriture affectées à ce compte , ou vide
• Pièce : Numéro de pièce comptable de l'écriture
• Numéro : Numéro de l'écriture, attribué automatiquement par le logiciel

Mini-menu d'une ligne de la liste des écritures

Le mini-menu (icône représentant 3 points en bout de ligne) permet de :

• Modifier : (équivaut au clic sur une ligne) : la fenêtre de saisie sera ouverte (si le bouton Ok de la fenêtre est ensuite cliqué, alors l'écriture avant modification sera archivée, voir ci-dessous, Historique).
• Dupliquer : la fenêtre de saisie sera ouverte avec une copie de l'écriture, qui pourra être modifiée.

La duplication est un moyen pratique pour créer une écriture similaire à une écriture déjà existante, par exemple, pour effectuer un paiement qui a lieu régulièrement : seule la date (et le montant le cas échéant) est alors à mettre à jour dans dans l'écriture dupliquée.

• Contrepasser une écriture : la fenêtre de saisie sera ouverte avec une copie de l'écriture dont les débits et crédits sont inversés.

La contrepassation d'une écriture permet d'annuler une écriture existante, sans la supprimer. Cela est nécessaire quand une écriture doit être supprimée, mais ne peut pas l'être (par exemple, si elle a déjà été validée).

• Régler : Ce choix est disponible dans le menu si l'écriture possède une ligne dont le compte est un compte fournisseur (401). Dans ce cas, la fenêtre de saisie sera ouverte avec une proposition de lignes permettant de régler le fournisseur.

Après avoir créé une écriture d'achat, il est possible d'enregistrer en 2 clics le règlement effectué au fournisseur pour cet achat : choisir Régler, puis cliquer sur Ok dans la fenêtre qui s'ouvre.

• Encaisser : Ce choix est disponible dans le menu si l'écriture possède une ligne dont le compte est un compte client (411). Dans ce cas, la fenêtre de saisie sera ouverte avec une proposition de lignes permettant d'encaisser le règlement du client.

Après avoir créé une écriture de vente, il est possible d'enregistrer en 2 clics le paiement du client pour cette vente : choisir Encaisser, puis cliquer sur Ok dans la fenêtre qui s'ouvre.

• Supprimer : Supprimer l'écriture (si la suppression est confirmée, l'écriture sera archivée, voir ci-dessous, Historique).
• Historique : Permet d'afficher l'historique des modifications effectuées sur l'écriture (voir Historique ci-dessous).

Historique des écritures

IamOffice mémorise toutes les modifications ou suppressions concernant les écritures (voir Obligations légales). Au moment où une écriture modifiée va être enregistrée, ou au moment où une écriture va être supprimée, le logiciel archive la version initiale de l'écriture. Cette version archivée n'est pas modifiable, et peut être consultée de 2 façons :

• En cliquant sur le bouton Historique, le logiciel affichera toutes les écritures archivées de la période.
• En ouvrant le mini-menu (icône représentant 3 points en bout de ligne) d'une écriture, et en choisisssant Historique, IamOffice affichera toutes les versions archivées de l'écriture.

Dans ces 2 cas, la fenêtre de consultation de l'historique s'ouvre.

Création d'une nouvelle écriture

Pour créer une nouvelle écriture :

• Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture situé en haut de l'onglet.

• La fenêtre de saisie d'écriture s'ouvre alors, saisir votre écriture puis cliquer sur Ok.

De l'aide détaillée est disponible sur la saisie d'une écriture en cliquant ici.

Totaux

Des totaux des montants écritures sont affichés en bas à droite de la liste des écritures :

• Débit : somme de tous les débits.
• Crédit : somme de tous les crédits.
• Solde : solde des écritures, égal au montant des débits moins le montant des crédits.

Modification d'une écriture existante

Pour modifier une écriture :

• Cliquez sur l'écriture à modifier depuis la liste des écritures
• La fenêtre de saisie d'écriture s'ouvre alors, effectuez vos modifications puis cliquez sur Ok.

De l'aide détaillée est disponible sur la saisie d'une écriture, voir Saisie d'une écriture comptable.
Attention :

• Une écriture validée n'est définitivement plus modifiable (voir Validation des écritures).
• Une écriture rapprochée n'est pas modifiable (voir Rapprochements bancaires).
• Une écriture lettrée n'est pas modifiable (voir Lettrage des comptes).

Consultation d'une écriture existante

Une écriture peut être consultée de la même manière que pour la modifier (voir ci-dessus).
Mais une écriture peut également être consultée de manière très simple, directement depuis la liste des écritures, sans devoir ouvrir une nouvelle fenêtre.
En effet, le détail de l'écriture survolée par la souris s'affiche immédiatement dans la partie basse de l'onglet : les lignes de l'écriture s'affichent.

Astuce : survolez l'écriture désirée, puis appuyez sur la touche Ctrl (située en principe en bas à gauche de votre clavier) afin d'en faire l'écriture courante, car lorsque votre souris arrête de survoler la liste, la partie basse de l'onglet affiche l'écriture courante.

Description des colonnes de la liste des lignes de l'écriture

• Date : Date de la ligne
• Compte : Numéro du compte comptable
• Intitulé du compte : Libellé du compte comptable
• Libellé : Libellé de la ligne
• Débit : Montant au débit, ou vide si le montant est au crédit
• Crédit : Montant au crédit, ou vide si le montant est au débit

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