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Lettrage des comptes

Voir aussi :

Écritures comptables
Comptes et plan comptable
Compte du plan comptable

Cet onglet permet de lettrer les comptes. Il est accessible depuis le menu Écritures, puis Lettrage du module Comptabilité.

Lettrer des lignes en résumé :

Pour chaque ligne à lettrer ensemble, cliquer dans la colonne L de la ligne (ou appuyer sur la barre d'espace alors que la ligne est survolée par la souris, ou sélectionnée).
Cliquer ensuite sur le bouton Lettrer les lignes.

Qu'est-ce que le lettrage ?

Le lettrage est l'opération qui consiste à marquer ensemble, au sein d'un même compte comptable, les lignes ayant des montants qui s'équilibrent (c'est-à-dire : dont la somme cumulée est à zéro), afin de regrouper entre eux les factures et leurs règlements, les achats et leurs paiements.
Une fois que toutes les lignes possibles ont été marquées de cette manière, les lignes non marquées désignent celles pour lesquelles un règlement est attendu, ou un paiement est à faire.

Intérêt du lettrage

Il est multiple :

Cela permet de voir facilement les règlements attendus ou les paiements à effectuer.
Lors de la clôture comptable, les lignes non lettrées sont reportées dans l'exercice suivant.

Quels comptes peuvent être lettrés ?

Seuls les comptes marqués Lettrable peuvent être lettrés. Pour marquer un compte Lettrable, il est nécessaire d'ouvrir sa fiche et de cocher la case correspondante.
En principe, les comptes à lettrer sont les comptes de la classe 4, notamment ceux commençant par 401 (les comptes des fournisseurs) et les comptes commençant par 411 (les comptes des clients).

Lettrage d'un compte

Lorsque le lettrage doit être fait, il est préférable de commencer par lancer une actualisation des marques de lettrage en cliquant sur le bouton Actualiser les marques (voir paragraphe en fin de page), qui va corriger les marques de lettrage pour tous les comptes.

Exemple d'un compte non lettré

Pour lettrer les lignes, il suffit de cocher les lignes s'annulant, en cliquant dans la colonne L de la ligne à cocher, ou en appuyant sur la barre d'espace lorsque la ligne est survolée par la souris.

Exemple avec 2 lignes cochées

Quand le total des lignes cochées est à zéro, comme dans l'image ci-dessus, il est possible de cliquer sur le bouton Lettrer les lignes situé à gauche de la liste des écritures. Le logiciel affecte alors une référence lettrage commune à toutes les lignes cochées, et marque les lignes comme lettrées (les coches de la colonne L deviennent de grandes croix), comme dans l'image ci-dessous.

Exemple avec 2 lignes lettrées ensemble

Une fois que toutes les lignes ont été lettrées, les lignes non lettrées sont mises en évidence. Dans l'image ci-dessous, un règlement est encore en attente.

Exemple d'un compte après lettrage, une ligne n'a pas pu être lettrée

Définir manuellement la référence lettrage

La référence lettrage peut être définie manuellement au lieu d'être définie automatiquement par le logiciel. Dans ce cas, il faut cliquer sur la colonne Lettrage et saisir une référence lettrage dans la fenêtre qui s'ouvre (il est aussi possible d'indiquer la référence lettrage lors de la saisie de l'écriture). Il s'agit bien sûr de mettre la même référence lettrage sur les lignes qui s'annulent.
Il est alors inutile de cocher les lignes. Une fois les références lettrages indiquées, cliquez sur le bouton Actualiser les marques (voir plus bas).

Filtrage des écritures lettrées

Différentes options de filtrage peuvent être utilisées. Par défaut, les lignes lettrées ne sont pas affichées.

Les filtres disponibles

En reprenant l'exemple utilisé plus haut, et en appliquant ces filtres de l'image ci-dessus, seule une ligne est affichée : le règlement en attente.

Exemple précédent avec les filtres ci-dessus, seule une ligne est affichée

Actualisation des marques de lettrage

Lorsque l'actualisation des marques de lettrage est demandée par un clic sur le bouton Actualiser les marques, le logiciel effectue successivement ces 2 passages sur toutes les lignes d'écritures de la période affichée :

Tout d'abord, il supprime toutes les marques de lettrage des lignes, mais conserve leurs références lettrages.
Puis pour chaque compte, il calcule le total des montants des lignes ayant la même référence lettrage, et si ce total est égal à zéro, il marque les lignes correspondantes comme lettrées.

Intérêt de l'actualisation des marques de lettrage

Il y a 2 intérêts notables.

Corriger les marques suite à des modifications : Si plusieurs lignes sont lettrées ensemble, et que des montants ou des références lettrages sont modifiées, les marques de lettrage ne sont pas affectées par le logiciel. Pourtant dans de tels cas, il est probable que les marques de lettrage ne soient plus correctes. L'actualisation des marques de lettrage remettra les marques de manière correcte.
Modification de l'état lettré ou non des lignes selon la période : Si la période affichée ne concerne qu'une partie des lignes lettrées ensemble, l'actualisation des marques de lettrage à ce moment-là aura pour effet de supprimer les marques des lignes de la période lettrées avec des lignes hors de la période.

Important : L'actualisation des marques de lettrage ne prend en compte que les lignes d'écritures de la période affichée (mais s'effectue pour tous les comptes, et non pas uniquement pour le compte affiché).

Par exemple, après l'actualisation des marques de lettrage, une ligne d'écriture appartenant à un exercice comptable et qui est lettrée avec une ligne appartenant à l'exercice suivant ne sera plus marquée lettrée si la période affichée ne couvre qu'un seul des 2 exercices concernés.

En modifiant la période de manière à afficher les 2 exercices simultanément, et en relançant l'actualisation des marques, les lignes seront de nouveau marquées comme lettrées.

Lors de la clôture comptable, IamOffice effectue une actualisation des marques de lettrage en prenant comme période l'exercice à clôturer. Ainsi les lignes de l'exercice lettrées avec des lignes de l'exercice suivant perdent leurs marques de lettrage (les références lettrages ne sont pas impactées). Cela permettra que les lignes ayant perdu leur marque de lettrage soient reportées dans l'exercice suivant.

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