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IamOffice - Aide

Saisie d'une écriture comptable

Cette fenêtre permet de créer ou modifier une écriture comptable. Elle est accessible depuis le module Comptabilité, menu Écritures, puis Écritures, en cliquant sur le bouton Nouvelle écriture ou sur la ligne d'une écriture existante.

Qu'est-ce qu'une écriture comptable dans IamOffice ?

Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écriture, dont le solde est égal à zéro. Une écriture comptable est affectée à un journal, et toutes les lignes de l'écriture seront écrites dans ce journal (elles pourront être consultées par journal depuis l'édition des journaux). Enfin, toutes les lignes de l'écriture doivent absolument concerner le même mois calendaire.

Qu'est-ce qu'une ligne d'écriture dans IamOffice ?

Une ligne d'écriture est rattachée à une écriture, mais également à un compte comptable. Une ligne est datée, et a un montant, qui peut être soit au débit, soit au crédit du compte. Les lignes d'écriture rattachées à un même compte constituent le contenu d'un compte, qui peut être consulté depuis la consultation de compte.

Lecture seule

Cette fenêtre peut s'ouvrir en lecture seule dans certains cas. La raison est indiquée en bas de la fenêtre, en rouge (sauf s'il s'agit de droits insuffisants) :

• Les droits de l'utilisateur connecté sont insuffisants, la comptabilité est en consultation seulement (voir Saisie d'un utilisateur).

Solution : donner plus de droits à l'utilisateur.

• L'écriture est rapprochée (voir Rapprochements bancaires).

Solution : Si l'écriture fait partie du dernier rapprochement, supprimer le dernier rapprochement (qui devient alors le rapprochement courant), modifier l'écriture, et valider de nouveau le rapprochement courant. Ou bien contrepasser l'écriture pour l'annuler, dupliquer l'écriture originale et effectuer les modifications voulues.

• L'écriture a été validée (voir Validation des écritures).

Solution : contrepasser l'écriture pour l'annuler, dupliquer l'écriture originale et effectuer les modifications voulues.

• L'exercice auquel appartient cette écriture est verrouillé ou clôturé (voir Saisie d'un exercice comptable).

Solution : Aucune écriture ne pouvant être modifiée au sein d'un exercice clôturé, une écriture de correction doit être créée dans le nouvel exercice.

Données à saisir concernant l'écriture

• Journal : Journal dans lequel les lignes de l'écriture seront inscrites.
• Pièce : Facultatif, référence de la pièce comptable (pouvant contenir des lettres) que concerne cette écriture. Cette référence peut aider pour faire le lien entre un document externe à IamOffice et cette écriture.
• Libellé : Texte décrivant l'écriture (objet acheté, taxe payée, etc.).

Création ou suppression des lignes d'écriture

Pour ajouter des lignes à l'écriture, il suffit de remplir les différentes zones de saisie. Quand une ligne commence à être remplie, une nouvelle ligne vierge apparaît automatiquement en dessous, qui pourra être remplie à son tour pour créer une nouvelle ligne. Si cette ligne demeure vierge, elle n'aura pas d'incidence sur l'écriture.

Pour supprimer une ligne, cliquer sur la croix rouge située à sa droite.

Données à saisir pour chaque ligne d'écriture

• Date : Indiquer la date comptable de la ligne d'écriture. Toutes les lignes de l'écriture doivent être datées du même mois (mais le jour du mois peut varier). Il est possible d'appuyer sur la touche J pour saisir directement la date du jour, ou de cliquer sur l'icône située à droite de la zone de saisie de date pour ouvrir un calendrier (voir image ci-dessous).

Si la seconde ligne est à saisir à la même date que la première, inutile de répéter la date : IamOffice affecte d'office à une ligne sans date la date de la ligne qui précède.

Affichage du calendrier

• Compte : Indiquer le numéro de compte. Ce numéro peut être sélectionné en tapant les premiers chiffres ou en tapant une partie de son numéro, de son libellé ou de son sous-compte (voir Compte du plan comptable).

Par exemple, après avoir tapé dans la zone de saisie du compte les lettres DU, la liste suivante pourrait apparaître :

Propositions de comptes, survol du compte 411000-DURAND

Lors du survol à la souris d'un compte de la liste des comptes proposés, une bulle jaune apparaît, indiquant la hiérarchie du compte dans le plan comptable (voir image ci-dessus).

• Débit ou Crédit : Saisir le montant de la ligne d'écriture, soit au débit, soit au crédit (il n'est pas possible de saisir un montant dans ces 2 zones simultanément). Il n'est pas utile de saisir les centimes s'ils sont à zéro.
• Commentaire : Commentaire facultatif pour la ligne. Ce commentaire sera visible là où la ligne sera affichée, en plus du libellé de l'écriture (par exemple, en consultation de compte, ou dans le Grand-livre, etc.
• Référence lettrage : Référence facultative, qui sera utilisée lors du lettrage du compte, s'il est lettrable.
• Poste analytique : Poste analytique facultatif, qui permet de consulter les écritures par poste analytique en plus de la consultation par compte. Selon le paramétrage du compte indiqué sur la ligne, certains postes analytiques seulement seront disponibles (voir Compte du plan comptable, paragraphe Analytique).

Cette fonctionnalité ne sera pas accessible si la comptabilité analytique n'a pas été activée. Si vous désirez tenir une comptabilité analytique, vous devez activer la comptabilité analytique en cochant la case intitulée Oui, permettre la comptabilité analytique dans les paramètres généraux de la comptabilité, cadre Paramètres pour la comptabilité analytique.

Totaux de l'écriture

Au fur et à mesure de la saisie, les totaux de l'écriture se mettent à jour : cumul des débits et des crédits des lignes, et solde (cumul des débits moins cumul des crédits).

Fonctionnalités supplémentaires

• Le bouton Solder permet de modifier le montant de la dernière ligne saisie dans l'écriture afin de lui affecter un montant qui soldera l'écriture. La touche de raccourci est Ctrl + S. Lors de la saisie de la dernière ligne de l'écriture, taper Ctrl + S pour que le montant soit automatiquement inscrit.
• Le bouton Créer un nouveau compte affiche lorsqu'il est cliqué un menu permettant d'ouvrir directement la fenêtre de saisie d'un nouveau compte, pré-rempli selon le choix effectué dans le menu.

• En cochant la case Enchaîner les créations d'écritures, cette fenêtre de création d'écriture sera automatiquement réouverte après l'enregistrement d'une écriture, pour en créer une nouvelle.

Assistants

Plusieurs assistants sont disponibles, pour faciliter la saisie d'une écriture. Par défaut, le bouton Aucun est sélectionné, ce qui signifie qu'aucun assistant n'est en cours d'utilisation.

Pour utiliser un assistant, cliquer le sur le bouton correspondant : l'assistant s'ouvre alors. Le journal est correspondant à l'assistant est automatiquement sélectionné.

Saisir les différentes données de l'assistant, en notant que :

• Le commentaire est facultatif, s'il est présent il sera placé sur chacune des lignes de l'écriture générées par l'assistant, et également utilisé en tant que libellé de l'écriture, si le libellé de l'écriture n'est pas déjà renseigné.
• La date est facultative, cependant il faudra avant de valider l'écriture que la date de la première ligne soit renseignée (les autres dates sont facultatives).
• Le montant de TVA est calculé automatiquement si un compte de TVA est indiqué (et que votre comptabilité est paramétrée pour gérer la TVA), et que le taux de TVA est paramétrer dans la fiche du compte comptable.

Une fois les données renseignées, cliquer sur le bouton Insérer l'écriture : IamOffice ajoute les lignes correspondant à la saisie effectuée dans l'assistant. Si cette saisie est correcte, cliquer sur Ok pour valider l'écriture et fermer la fenêtre.

Il est possible d'utiliser plusieurs fois l'assistant dans la même écriture, en modifiant les comptes, les montants, le commentaire, et en cliquant à chaque fois sur Insérer l'écriture, tant que toutes les lignes d'écritures ainsi insérées sont datées du même mois.

Comme il ne peut y avoir qu'un seul journal par écriture, il n'est par exemple pas cohérent d'utiliser dans une même écriture l'assistant Achat et l'assistant Vente.

Écritures proposées

Après avoir saisi la première ligne de votre écriture, il est possible de cliquer sur le bouton Proposer, qui ouvrira la fenêtre listant les écritures similaires (même journal, et contenant une ligne avec le compte qui vient être saisi).

En cliquant sur l'une des écritures de cette fenêtre, la saisie en cours sera automatiquement complétée.

Pour plus d'informations, voir Propositions d'écritures.

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