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IamOffice - Aide

Règlement de la TVA

Cet onglet permet de calculer la TVA à régler, et d'enregistrer les écritures comptables correspondantes. Il est accessible depuis le menu Écritures, puis TVA du module Comptabilité. Cependant, si vous avez configuré IamOffice pour une structure non soumise à la TVA, cet onglet ne sera pas affiché. Vous pouvez modifier cela depuis les paramètres généraux de la comptabilité, accessibles dans le module Comptabilité depuis Paramètres, puis Généraux.

Fonctionnement de la TVA dans votre structure

Si votre structure est soumise à la TVA, il y a pour elle 2 types de fonctionnement possible pour la gestion de la TVA :

• TVA sur les débits : la TVA collectée par votre structure doit être acquittée dès lors qu'elle a été facturée.
• TVA sur les encaissements : la TVA collectée par votre structure doit être acquittée au moment où elle a été effectivement réglée par vos clients (ce qui arrive en principe après la facturation).

En général, les prestataires de services fonctionnement avec la TVA sur les encaissements (mais peuvent demander à fonctionner en TVA payée sur les débits). Les autres types de structures fonctionnent avec la TVA sur les débits.

Mode de calcul pour la TVA

Les calculs sont faits automatiquement par IamOffice.
IamOffice fait la somme des montants de TVA (collectée, déductible, à régulariser, etc.) et calcule la base de TVA à déclarer.

TVA payée sur les débits

Dans ce mode de fonctionnement, IamOffice se base sur les dates comptables uniquement pour déterminer s'il doit ou non tenir compte d'une écriture.

TVA payée sur les encaissements

Dans ce mode de fonctionnement, IamOffice doit déterminer de manière plus complexe si une écriture doit être prise en compte ou non. En effet, un montant de TVA collectée ne doit être réglé que si la facture correspondante a effectivement été réglée par le client. Si le règlement est partiel, le montant de TVA collectée à prendre en compte doit être partiel également, dans la même proportion.

Afin de déterminer quel règlement correspond à quelle facture, IamOffice se base sur les références lettrage des comptes clients. Il est donc primordial que le lettrage des comptes clients soit correctement effectué, avec des références lettrage correctement indiquées de manière à permettre de regrouper chaque facture avec son (ou ses) règlements.

Quand IamOffice constate qu'un règlement a été fait par un client sur la période concernée :

• Il recherche la facture correspondante dans le compte de ce client, qui doit être une écriture ayant la même la référence lettrage que le règlement.
• Une fois l'écriture de la facture trouvée, il prend en compte la TVA collectée indiquée dans l'écriture.

Remarque : pour indiquer la référence lettrage des des factures partiellement réglées, rendez-vous dans l'onglet des Écritures, puis Lettrage, choisissez le compte concerné, puis sur la ligne correspondant au règlement et celle correspondant à sa facture, cliquez dans la colonne Réf. lettrage. Dans la fenêtre de saisie de la référence lettrage qui s'ouvre alors, indiquez une même référence lettrage pour chaque ligne. Attention, la référence lettrage indiquée ne doit pas être utilisée dans une autre ligne du compte (que cette autre ligne soit lettrée ou non). Pour éviter les risques d'erreur, vous pouvez par exemple indiquer le numéro de facture comme référence lettrage.

Période de calcul pour la TVA

Lorsque vous arrivez dans cet onglet, pensez à vérifier la période courante :

• Modifiez éventuellement le mois de début de période sur le mois de début du plus ancien exercice non encore clôturé : la raison pour laquelle il peut être judicieux d'indiquer le début de période le plus ancien possible est qu'ainsi vous pouvez prendre en compte une écriture porteuse de TVA qui aurait été saisie tardivement.
• Sinon, vous pouvez laisser la période correspondant à l'exercice contenant le mois pour lequel la TVA doit être payée.

Date pour le calcul de la TVA

Dans la partie gauche de l'affichage se trouve un cadre intitulé TVA.

Dans ce cadre, vérifiez les dates contenues dans les champs nommés TVA du ... au, qui doivent correspondre à la période pour laquelle la TVA doit être réglée. En principe, il s'agit du mois ou du trimestre qui précède la date actuelle.

Par défaut, le logiciel indique une période de 1 mois. Modifiez cette période si vous payez votre TVA trimestriellement.

Par exemple, si le mois courant est le mois de janvier et que vous devez régler la TVA de décembre, la date devrait être réglée du 1er décembre au 31 décembre, comme dans l'image ci-dessus.

Si cette date n'est pas en phase avec la période affichée, le logiciel affichera un message d'avertissement.

Résultat du calcul de la TVA

Le logiciel recalcule en temps réel la TVA, c'est-à-dire que lors de votre arrivée sur l'onglet, la TVA est calculée, et à chaque fois que la période est modifiée, la TVA est recalculée.

Pour ses calculs, le logiciel se base sur les paramètres pour la gestion de la TVA, qui indiquent quels sont les comptes de TVA déductible, collectée, etc.

Le logiciel affiche les résultats suivants :

• TVA collectée : Solde des montants des comptes de TVA collectée (il s'agit de la TVA qui vous a été réglée par vos clients, et que vous devez rendre à l'État).
• TVA déductible : Solde des montants des comptes de TVA déductible (il s'agit de la TVA que vous avez payée lors de vos achats, et que vous allez récupérer).
• TVA totale : Montant de la TVA qui va s'ajouter à la TVA à décaisser (la TVA collectée s'ajoute au compte de TVA à décaisser, et la TVA déductible se soustrait à ce même compte).
• TVA à décaisser : Montant de la TVA présent dans le compte de TVA à décaisser (en principe, le montant est à 0 avant de passer l'OD de déclaration de TVA, et égal à la TVA à régler après avoir passé l'OD).
• TVA à régler : Montant de la TVA qu'il va falloir effectivement régler au Trésor Public. Notez que ce montant est arrondi à la valeur entière la plus proche.

Génération des écritures relatives au règlement de la TVA

Le règlement de la TVA implique la création de 2 écritures :

• Une écriture d'OD, qui va solder les comptes de TVA déductible, TVA collectée, TVA à régulariser, et ajouter les montants correspondants au compte de TVA à décaisser.
• Une écriture de règlement de la TVA, qui va solder le compte de TVA à décaisser par le compte de banque, enregistrant ainsi votre règlement (si la TVA à régler est négative, vous pouvez ignorer cette écriture).

Passage de l'OD de TVA

Cliquez sur le bouton 1. Passer l'OD. IamOffice vous présente alors l'écriture correspondant à l'OD de TVA. Vous pouvez éventuellement la modifier ou annuler sa création si elle ne vous convient pas. Sinon, validez l'écriture proposée en cliquant sur Ok.

Une fois cette écriture passée, le logiciel calcule de nouveau la TVA, et met à jour la TVA à décaisser (la TVA à régler n'est en principe pas modifiée).

Passage de l'écriture de règlement de la TVA

De même, cliquez sur le bouton 2. Régler la TVA. Là encore, vous pouvez modifier l'écriture qui s'affiche, ou annuler sa création. Sinon, validez l'écriture proposée en cliquant sur Ok.

Déclarer votre TVA à l'administration fiscale

Formulaire de déclaration de TVA

Toutes les lignes du formulaire officiel de déclaration de TVA sont présentes dans le tableau affiché dans la partie droite de l'écran. Ce tableau peut être utilisé pour déclarer votre TVA sur le site de l'administration fiscale.

Vous pouvez également télécharger le fichier PDF correspondant à ce formulaire (et l'imprimer si besoin par la suite depuis votre poste de travail), en cliquant sur le bouton PDF situé au-dessus du formulaire.

Déclarer votre TVA auprès de l'administration fiscale via son site internet

Pour déclarer la TVA de vote société auprès de l'administration fiscale, rendez-vous sur le site internet des impôts, et suivez la procédure décrite ci-dessous.

Note : ces informations, étant relatives au site internet de l'administration fiscale qui n'est bien sûr aucunement lié à IamOffice, peuvent devenir obsolètes à tout moment, si l'administration fiscale effectue des modifications sur son site internet.

Accéder au site internet de l'administration fiscale : https://www.impots.gouv.fr

• Une fois sur le site, cliquez en haut à droite sur le bouton Votre espace professionnel.

• Renseignez alors vos identifiants et cliquez sur le bouton Connexion

• Une fois connecté, vous devriez avoir le menu ci-dessous affiché à l'écran, repérez l'encadré intitulé Mes services, et cliquez sur le lien T.V.A. présent dans la section Déclarer.

• Le site de l'administration fiscale affiche alors la liste de vos dossiers, et un bouton Déclarer sur lequel il vous faut cliquer.
• Une liste des périodes d'imposition est affichée, cliquez sur la période concernée, en général il s'agit de la première de la liste.
• Le formulaire de déclaration pour la période est alors affiché :

• Il s'agit du même formulaire que celui présent dans IamOffice.
• Il vous faut simplement le remplir en y reportant les montants présents dans le formulaire de IamOffice.
• Après avoir rempli cee formulaire, validez votre saisie sur le site de l'administration fiscale, et n'oubliez pas de régler le montant correspondant.

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