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Imports d'écritures dans la comptabilité

Voir aussi :

Cet onglet permet d'intégrer à IamOffice des écritures comptables issues d'un autre logiciel. Il est accessible depuis le module Comptabilité, menu Opérations, puis Imports.

Dépôt d'un fichier d'écritures

Pour importer des écritures dans IamOffice, un fichier doit être déposé dans le cadre mentionnant Déposez votre fichier d'écritures comptables ici. Ce fichier a dû être réalisé avec le logiciel de comptabilité qui traitait les écritures à importer.

Une fois ce fichier d'écritures déposé, IamOffice demande le format du fichier :

Choisir EXCEL si le fichier est un fichier au format Microsoft Excel (extension .xlsx).
Choisir EXCEL 97-2003 si le fichier est un fichier à l'ancien format Microsoft Excel (extension .xls).
Choisir FEC si le fichier est un fichier au format légal FEC (Fichier d'Écritures Comptables).

Puis cliquer sur le bouton Analyser, ou sur le bouton Ignorer pour abandonner l'opération d'import.

Une fois le bouton Analyser cliqué, le fichier à importer est analysé et les écritures comptables qui s'y trouvent sont affichées. Le bouton Enregistrer permet alors de finaliser l'import en créant dans votre comptabilité les écritures du fichier à importer. Il peut être nécessaire de patienter, ce traitement pouvant prendre un peu de temps selon le volume d'écritures à importer.

Choix des colonnes pour le format Excel

Si le format du fichier à importer est Excel, une double liste de colonnes est affichée :

La liste de gauche indique les colonnes qui sont absentes du fichier importé.
La liste de droite indique les colonnes qui sont présentes dans le fichier importé.

Choix des colonnes

Il est donc nécessaire de sélectionner les colonnes effectivement présentes dans le fichier à importer, en cliquant sur les noms des colonnes pour les faire passer de la liste des colonnes absentes vers la liste des colonnes présentes, et réciproquement.

Il faut également s'assurer que les colonnes indiquées dans la liste des colonnes présentes sont dans le même ordre que dans le fichier à importer. Si nécessaire, les colonnes de cette liste peuvent être réordonnées en les déplaçant à la souris.

Si une colonne présente dans le fichier à importer ne peut pas être traitée par IamOffice et est intercalée entre des colonnes à utiliser, elle doit être indiquée malgré tout en utilisant le nom spécial de colonne intitulé (colonne à ignorer). Il est possible d'utiliser plusieurs fois ce nom spécial de colonne, s'il y a plusieurs colonnes à ignorer.

Si des colonnes supplémentaires aux colonnes indiquées sont trouvées dans le fichier à importer, ces colonnes seront automatiquement ignorées.

Description des colonnes pour le format Excel

Rappel :
Une écriture comptable est composée de plusieurs lignes d'écriture, et correspond en général à l'enregistrement d'une opération comptable (par exemple, un achat, une vente, un règlement...).
Une ligne d'écriture est rattachée à une écriture, et correspond à un montant enregistré dans un compte comptable.
Exemple : le règlement d'une écriture achat est en général composé :
d'une ligne d'écriture utilisant un compte fournisseur 401.
d'une ligne d'écriture utilisant un compte de banque 512.

Il est nécessaire d'être vigilant dans le choix des colonnes, car certaines se rapportent à l'écriture, d'autres à des lignes de l'écriture.

Les colonnes dont le nom est suivi d'un astérisque * doivent obligatoirement être présentes.

Journal, code * : Code du journal dans lequel l'écriture est enregistrée (par exemple, AC pour le journal des Achats). Si aucun journal ayant ce code n'est déjà présent dans la comptabilité, le journal sera créé.
Journal, libellé : Libellé décrivant le journal dont le code est spécifié. Ce libellé ne sera utilisé que dans le cas où le journal doit être créé, sinon il sera ignoré.
Écriture, numéro * : Numéro unique de l'écriture comptable (toutes les lignes d'une même écriture sont porteuses de ce même numéro). Ce numéro permet également de vérifier si une même écriture est importée plusieurs fois.
Écriture, pièce : Numéro de la pièce comptable (par exemple, numéro de facture).
Écriture, libellé * : Libellé décrivant l'opération comptable réalisée par cette écriture (toutes les lignes d'une même écriture sont porteuses de ce même libellé).
Ligne, numéro : Numéro unique de la ligne d'écriture (à ne pas confondre avec le numéro de compte ou avec le numéro unique de l'écriture dont la ligne fait partie). S'il est présent, ce numéro permet d'ordonner les lignes au sein de leur écriture, et permet également de s'assurer que la ligne n'est pas importée plusieurs fois.
Ligne, date comptable * : Date à laquelle la ligne est enregistrée dans la comptabilité (les lignes d'une même écriture sont en général toutes à la même date, ou, si l'écriture concerne plusieurs opérations, peuvent être à des dates différentes, mais doivent obligatoirement être dans le même mois).
Ligne, compte, numéro * : Numéro du compte comptable concerné par cette ligne d'écriture (le montant de la ligne sera comptabilisé dans ce compte). Si ce compte n'est pas déjà présent dans la comptabilité, il sera créé.
Ligne, compte, libellé : Libellé décrivant le compte dont le numéro est spécifié. Ce libellé ne sera utilisé que dans le cas où le compte doit être créé, sinon il sera ignoré.
Ligne, libellé : Libellé de la ligne d'écriture (à ne pas confondre avec le libellé de l'écriture).
Ligne, débit : Montant (positif) au débit pour cette ligne, si le montant est défini par les colonnes Débit et Crédit.
Ligne, crédit : Montant (positif) au crédit pour cette ligne, si le montant est défini par les colonnes Débit et Crédit.
Ligne, montant (toujours positif) : Montant (positif) de cette ligne, dont le sens est défini par la colonne suivante Ligne, sens.
Ligne, sens : Sens de la ligne (D pour Débit, C pour Crédit), si le montant est défini par la colonne précédente Ligne, montant (toujours positif).
Ligne, montant (positif ou négatif) : Montant de cette ligne, dont le sens est défini par son signe (positif pour un débit, négatif pour un crédit).
Ligne, date de rapprochement : Date à laquelle la ligne a été rapprochée lors d'un rapprochement bancaire.
Ligne, référence lettrage : Référence lettrage de la ligne indiquée lors du lettrage.
(colonne à ignorer) : Cette colonne spéciale peut être utilisée plusieurs fois, et permet d'indiquer qu'une colonne présente dans le fichier d'import ne doit pas être prise en compte (par exemple, lorsqu'il s'agit d'une colonne correspondant à une donnée qui n'est pas présente dans cette liste, et donc non gérée).

Le montant est un cas particulier, car il peut être défini de plusieurs manières, et une manière (et une seule) de le définir doit obligatoirement être utilisée, parmi :

Présence des colonnes Ligne, débit et Ligne, crédit.
Présence des colonnes Ligne, montant (toujours positif) et Ligne, sens.
Présence de la colonne Ligne, montant (positif ou négatif).

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